UGIT-RS-COMU-002
Definición de servicio
UGIT-RS-COMU-002
Solicitar apoyo en actividad administrada por comunicados SIUA.
- Servicio que le permite al solicitante solicitar apoyo en la creación de una actividad administrada por comunicados SIUA, incluyendo la creación de la página de inscripción, invitación a la actividad, mensaje de faltan 3 días y mensaje de enlace.
- Externo (Queda a discreción del personal de la UGIT).
- Estudiantil (Queda a discreción del personal de la UGIT).
- Administrativo.
- Académico.
- Personal UGIT.
- 5 días / Antelación de Solicitud.
- Primer nivel / Atención Directa.
- No existen documentos.
Flujo de trabajo
A continuación se le presenta una imagen ilustrativa del flujo de trabajo para solventar este tipo de servicio.
Definición del Proceso
- Se crea la solicitud por parte del usuario, por medio del sistema https://soporte.siua.ac.cr/.
- Se solicitan los siguientes datos al usuario:
- Asunto de la campaña: este campo le permite al solicitante indicar el nombre completo de la campaña que desea enviar.
- Remitente correo: este campo el permite al solicitante definir el correo del remitente del mensaje, si no fuera comunicados@siua.ac.cr.
- Remitente Nombre: este campo le permite al solicitante definir el nombre del remitente del comunicado.
- Remitente institución, departamento o comité: este campo le permite al solicitante indicar la institución, departamento o comité remitente del comunicado.
- Correo de encargado de campaña: le permite al solicitante indicar el correo electrónico del encargado del comunicado, para que reciba el informe.
- Fecha de la actividad: le permite al solicitante indicar la fecha del evento.
- Hora de la actividad: le permite al solicitante indicar la hora del evento.
- Requiere página de inscripción: le permite al solicitante indicar si quiere o no crear la página de inscripción.
- Página de inscripción: en caso de no requerir crear la página de inscripción porque ya existe una, el solicitante debe indicarlas aquí.
- Datos requeridos en la página de inscripción: si el solicitante desea crear la página de inscripción y requiere datos adicionales al correo electrónico, debe indicarlos en este campo.
- Requiere mensaje de invitación: le permite al solicitante indicar si requiere crear un comunicado para invitar a la actividad.
- Fecha de envió de la invitación: le permite al solicitante indicar la fecha cuando desea se envíe el comunicado.
- Hora de envió de la invitación: le permite al solicitante indicar la hora cuando desea se envíe el comunicado.
- Listas para la invitación: le permite al solicitante seleccionar las listas disponibles, para enviado de comunicado invitación.
- Contenido de la invitación: este campo le permite al solicitante digitar el contenido del mensaje que desea comunicar. Puede utilizar HTML.
- Adjuntos invitación: este campo le permite al solicitante adjuntar los documentos que se desea se envíen en el comunicado de invitación.
- Requiere mensaje de faltan 3 días: le permite al solicitante indicar si requiere crear un comunicado que se envié 3 días antes de la actividad.
- Requiere mensaje de enlace: le permite al solicitante indicar si requiere crear un comunicado que envié el enlace de acceso a la actividad.
- Enlace de acceso a la actividad: le permite al solicitante indicar cuales es él enlace de acceso a la actividad.
- Contraseña de acceso: le permite al solicitante indicar cual es la contraseña de acceso a la actividad, si fuera requerida.
- Se analiza la solicitud para determinar el tipo de comunicado a enviar.
- Si es necesario la creación de página de inscripción:
- Se crea la página de inscripción con los campos requeridos.
- Se le presenta al solicitante
- Se recibe su aprobación.
- Si es necesario la creación de invitación:
- Se crea el comunicado de invitación.
- Se le envía una prueba al solicitante.
- Se recibe su aprobación.
- Si es necesario la creación del comunicado de faltan 3 días:
- Se crea el comunicado de faltan 3 días.
- Se le envía una prueba al solicitante.
- Se recibe su aprobación.
- Si es necesario la creación del comunicado de enlace:
- Se crea el comunicado de enlace.
- Se le envía una prueba al solicitante.
- Se recibe su aprobación.
- Dependiendo de las necesidades del solicitante, se colocan las campañas requeridas en la cola de envíos.
- Cierre de la solicitud en el sistema de soporte SIUA.
Información importante
A continuación se le muestra información importante sobre requisitos, advertencias y notas al usuario, necesarias para la creación de este tipo de solicitud.
- La UGIT define un tiempo de antelación de la solicitud para este servicio de 5 días hábiles (tomando en cuenta feriados y vacaciones), en los cuales se estructura y verifican los datos de la campaña.
- No existen anotaciones.
- Es responsabilidad del solicitante verificar la información que se va a enviar en el comunicado, así como la verificación de las listas y adjuntos enviados.
- Una vez el mensaje colocado en la cola el mensaje no se puede modificar la información.